Un subappalto (talvolta denominato subsovvenzione quando l'appalto principale è una sovvenzione, o subcontratto quando l'appalto principale è un contratto) viene emesso quando due o più istituzioni collaborano per realizzare un progetto sponsorizzato. A differenza dei consulenti, i subappaltatori svolgono una parte sostanziale del lavoro programmatico o scientifico e sono responsabili di contribuire direttamente agli obiettivi e ai risultati del progetto. I subappalti in uscita sono soggetti al limite di costi indiretti stabilito nell'Accordo sulle tariffe per le strutture e l'amministrazione (F&A) dell'UNM. Se hai bisogno di assistenza per determinare se un collaboratore esterno debba essere classificato come subappaltatore o consulente, consulta il nostro Documento di chiarimento su subappalto vs. consulente/fornitore
Nota:
Procedure di subappalto
Segui i passaggi seguenti quando UNM Health Sciences intende rilasciare un subappalto OUT a un'altra istituzione nell'ambito di un progetto sponsorizzato.
FASE 1: Avviare il processo di impegno del sub-beneficiario
Il ricercatore principale (PI) e/o il personale del dipartimento devono inviare il modulo elettronico di adesione all'impegno del subappaltatore, disponibile nella dashboard dei moduli di richiesta del dipartimento, all'istituzione collaboratrice.
Il modulo richiederà le seguenti informazioni al potenziale sub-beneficiario:
Importante: richiedere all'istituzione collaboratrice di restituire tutti i documenti richiesti almeno tre (3) giorni lavorativi prima della scadenza interna della proposta del dipartimento per consentire un tempo sufficiente per la revisione e l'inserimento nel pacchetto della proposta.
Passaggio 2: Caricare i documenti del sub-destinatario
Caricare tutti i documenti ricevuti tramite il modulo di impegno del subappaltatore nel relativo record CLICK ERA Grants.
Il budget del subappaltatore deve essere incluso nel budget complessivo della proposta UNM e sarà esaminato dall'Ufficio Progetti Sponsorizzati (SPO) prima della presentazione della proposta.
**Nota: il campus principale dell'UNM e le sedi distaccate dell'UNM non sono considerati sub-beneficiari. Il personale di queste sedi deve addebitare direttamente i costi al finanziamento e, se applicabile, deve essere compilato un prospetto di ripartizione delle spese generali e amministrative.
FASE 3: Configurazione del premio
Una volta che la Notifica di Assegnazione dello sponsor giunge all'UNMHSC e viene "Assegnata" da SPO e inoltrata alla Contabilità Contratti e Sovvenzioni, il Dipartimento riceverà una notifica automatica che lo inviterà a creare un record di Accordo CLICK ERA per ciascun sub-beneficiario. Tutta la documentazione relativa al sub-beneficiario presente nel record di sovvenzione deve essere caricata anche nel modulo Accordi.
Il Dipartimento dovrà fornire un foglio di bilancio di progetto (ABS - Award Budget Sheet) nell'ambito della procedura di configurazione del contratto C&G. Il subappaltatore dovrà essere chiaramente indicato come voce separata all'interno del budget del progetto.
Fase 4: Redazione e negoziazione del subappalto
L'Ufficio Progetti Sponsorizzati esaminerà la documentazione presentata e preparerà la bozza del contratto di subappalto.
È responsabilità del Dipartimento garantire che la documentazione relativa al subappalto sia caricata correttamente nel fascicolo.
SPO coordinerà le negoziazioni necessarie con l'istituzione collaboratrice e otterrà le approvazioni richieste prima dell'esecuzione.
Fase 5: Stipula dell'accordo
L'accordo di subappalto deve essere pienamente sottoscritto da entrambe le istituzioni prima che possano iniziare i lavori previsti dal subappalto.
Una volta completata la procedura, una copia elettronica dell'accordo verrà fornita a:
Fase 6: Revisione e pagamento della fattura
A seguito dell'esecuzione, il subappaltatore invierà le fatture all'ufficio Contabilità Contratti e Sovvenzioni (C&G).
C&G esaminerà la fattura e la inoltrerà al responsabile del progetto per la verifica e l'approvazione degli addebiti. Una volta approvata, la fattura verrà elaborata dall'ufficio contabilità fornitori per il pagamento.
**NOTA: SE si rendono necessarie modifiche DOPO l'esecuzione, si prega di informare immediatamente il proprio referente SPO per verificare se è necessario un emendamento formale.
Lista di controllo per la proposta di subappalto in uscita "DEnaro in uscita"
I seguenti documenti sono richiesti quando UNM Health Sciences intende erogare un subappalto a un'istituzione collaboratrice nell'ambito di un progetto finanziato.
Documenti richiesti
☐ Modulo elettronico di impegno del sub-destinatario
L'istituzione collaboratrice deve compilare e certificare il modulo elettronico di impegno del subappaltatore. Il modulo raccoglie informazioni istituzionali chiave, tra cui:
Il rappresentante organizzativo autorizzato (AOR) dell'istituzione partner certificherà che le informazioni fornite sono accurate e che l'istituzione si conformerà ai termini e alle condizioni applicabili dello sponsor.
Importante: le normative federali richiedono ai subbeneficiari di mantenere una registrazione attiva su SAM.gov e di ottenere un identificativo univoco dell'entità (UEI).
☐ Lettera di intenti del consorzio (se applicabile) Una lettera di intenti del consorzio separata e specifica potrebbe essere richiesta dallo sponsor e dovrebbe essere firmata dal funzionario autorizzato dell'istituzione collaboratrice.
☐ Dichiarazione di lavoro (SOW)
È necessario un documento che descriva la parte del progetto di competenza del subappaltatore. Sebbene le attività del subappaltatore possano essere integrate nella descrizione generale del progetto dell'UNM in fase di proposta, sarà richiesto un documento di descrizione del lavoro separato per l'accordo di subappalto dopo l'ottenimento dei finanziamenti.
☐ Budget dettagliato
È necessario un budget dettagliato per la quota del progetto a carico del subappaltatore.
Se l'UNM sta preparando una domanda SF424 R&R, i moduli SF424 R&R Subaward Budget Forms devono essere estratti da ASSIST o Grants.gov e forniti all'istituzione collaboratrice per la compilazione.
Tutti gli importi di bilancio devono essere coerenti con gli importi indicati nel modulo elettronico di impegno del subappaltatore.
☐ Giustificazione del budget
È richiesta una giustificazione di bilancio che descriva i costi proposti.
☐ Brevi cenni biografici del personale chiave (ove applicabile)
Le note biografiche devono essere fornite nel formato richiesto dallo sponsor.
Per le proposte al DHHS, le biografie devono essere preparate utilizzando i moduli comuni del NIH e generate tramite SciENcv. Le biografie in formato PDF create al di fuori della procedura dei moduli comuni del NIH potrebbero non essere accettate dallo sponsor.
NOT-OD-26-018 Implementazione dei moduli comuni da parte del NIH
☐ Accordo sulle tariffe F&A
Se applicabile, è necessaria una copia dell'accordo tariffario vigente per le spese amministrative e di gestione (F&A) dell'istituzione collaboratrice.
Documenti aggiuntivi che potrebbero essere richiesti
☐ Attestati di formazione sulla protezione dei partecipanti alla ricerca umana (ove applicabile)
☐ Informazioni sul supporto attuale e in corso / Altre informazioni sul supporto per il personale chiave (se richieste dallo sponsor)
Considerazioni speciali per i laboratori nazionali
I laboratori nazionali (ad esempio, il Los Alamos National Laboratory o i Sandia National Laboratories) possono attenersi a requisiti del Dipartimento dell'Energia che differiscono dalle prassi universitarie standard.
In alcuni casi, il laboratorio potrebbe non fornire un accordo sulle tariffe F&A (Financial and Administrative Rate Agreement) e potrebbe invece fornire solo informazioni sui costi diretti e indiretti. Nella fase di assegnazione del finanziamento, i laboratori nazionali potrebbero emettere un accordo di finanziamento interno (Funds-In Agreement, FIA) anziché sottoscrivere il contratto di subappalto standard dell'UNM. L'Ufficio Progetti Sponsorizzati ha familiarità con queste procedure e collaborerà direttamente con il laboratorio per facilitare la collaborazione.
Note di presentazione
Di seguito, rispondiamo ad alcune delle domande più frequenti sui sub-contratti. Se avete una domanda che non trova risposta qui sotto, contattate Susan Ponce al numero (505) 272-9383 o via e-mail all'indirizzo HSC-Subawards@salud.unm.edu
Un subappalto è un accordo in base al quale un beneficiario di finanziamenti sponsorizzati (il beneficiario principale) fornisce una parte di tali finanziamenti a un'altra istituzione (il subappaltatore) per svolgere una parte sostanziale del lavoro programmatico o scientifico del progetto.
Il subappaltatore è responsabile del completamento di un ambito di lavoro definito, del rispetto dei requisiti applicabili dello sponsor e del contributo diretto agli obiettivi del progetto. Il beneficiario principale rimane responsabile nei confronti dello sponsor per la supervisione delle prestazioni del subappaltatore.
Qualora una parte del lavoro proposto venga svolta da un'altra istituzione, il subappaltatore dovrà essere identificato durante la fase di elaborazione della proposta.
Nella fase di proposta, i dipartimenti devono ottenere dall'istituzione collaboratrice le seguenti informazioni:
Questi documenti devono essere caricati sul registro CLICK ERA Grants e inclusi nel pacchetto di proposta da presentare all'Ufficio Progetti Sponsorizzati (SPO) per la revisione.
A seguito dell'aggiudicazione, SPO preparerà, negozierà e sottoscriverà il contratto di subappalto.
Qualora un'altra istituzione intenda includere UNM Health Sciences come subappaltatore, il dipartimento deve collaborare con SPO durante lo sviluppo della proposta e assicurarsi che la proposta venga inoltrata tramite CLICK per la revisione e l'approvazione istituzionale.
I documenti comunemente richiesti includono:
Qualora il finanziamento venga concesso, il beneficiario principale emetterà un accordo di subappalto a favore di UNM Health Sciences per la revisione, la negoziazione e la stipula.
Un fornitore (appaltatore) fornisce beni o servizi nell'ambito della sua normale attività commerciale e generalmente offre servizi simili a molti clienti.
Un subappaltatore esegue una parte sostanziale del lavoro previsto dal progetto finanziato e contribuisce direttamente al raggiungimento degli obiettivi del progetto.
Indicatori di un rapporto di sub-beneficiario:
Indicatori di una relazione con un fornitore:
Un consulente fornisce consulenza professionale o competenze specialistiche a fronte di un compenso, ma non svolge una parte sostanziale del lavoro previsto dal progetto.
I consulenti in genere:
I subbeneficiari, al contrario, svolgono una parte definita del progetto e contribuiscono direttamente al raggiungimento degli obiettivi del progetto.
I sub-beneficiari dovrebbero essere identificati il prima possibile durante la fase di elaborazione della proposta.
Acquisire la documentazione relativa ai subappaltatori prima della presentazione della proposta contribuisce a garantire una corretta definizione del budget, un calcolo adeguato dei costi generali e amministrativi, una verifica di conformità e la presentazione tempestiva della proposta.
I requisiti variano a seconda dello sponsor; tuttavia, i documenti generalmente richiesti includono:
Per i requisiti completi, fare riferimento alla Checklist per i subappalti in uscita.
Sì. I costi indiretti (F&A) vengono calcolati in conformità con l'accordo sulle tariffe indirette negoziato a livello federale tra UNM e l'ente finanziatore e con le politiche pubblicate da quest'ultimo.
Per i finanziamenti federali che utilizzano la base del costo diretto totale modificato (MTDC), le spese generali e amministrative (F&A) vengono generalmente calcolate solo sui primi 50,000 dollari (o 25,000 dollari) di ciascun subappalto, a meno che i requisiti dello sponsor non prevedano diversamente.
I reparti devono consultare l'SPO in caso di domande relative al calcolo delle spese generali e amministrative.
No. Il campus principale dell'UNM e le sedi distaccate fanno parte della stessa entità giuridica e non sono considerate sub-beneficiarie.
Il personale di queste sedi solitamente addebita i costi direttamente al progetto, e potrebbe essere necessaria una ripartizione delle spese generali e amministrative (F&A Split) quando più organizzazioni dell'UNM partecipano a un progetto.
Sì. I laboratori nazionali, come il Los Alamos National Laboratory (LANL) e i Sandia National Laboratories (SNL), spesso seguono requisiti del Dipartimento dell'Energia che differiscono dalle prassi universitarie standard.
Queste organizzazioni potrebbero non fornire un accordo sulle tariffe F&A e potrebbero utilizzare meccanismi di accordo alternativi. SPO ha familiarità con tali accordi e collaborerà direttamente con il laboratorio per facilitare la collaborazione.
MSC09
1 Università del Nuovo Messico
Albuquerque, NM 87131-0001
Luogo fisico:
1650 University Boulevard NE
Secondo Piano, Suite 2200
Telefono: (505) 272-9383
Fax: (505) 272-0159
hsc-preaward@salud.unm.edu
Orario di lavoro:
Dal lunedì al venerdì: dalle 8:5 alle XNUMX:XNUMX