Ufficio Progetti sponsorizzati (SPO)

MSC09 5220
1 Università del Nuovo Messico
Albuquerque, NM 87131-0001

Luogo fisico:
1650 University Boulevard NE
Secondo Piano, Suite 2200

Telefono: (505) 272-9383
Fax: (505) 272-0159

Procedure di sub-assegnazione

Un sub-premio può anche essere definito sub-sovvenzione (se il meccanismo di finanziamento primario è una sovvenzione) o Subappalto (se il meccanismo di finanziamento primario è un contratto). I sub-premio vengono assegnati quando due o più Istituzioni collaborano a un'idea. Il lavoro di un sub-vincitario può contribuire in modo significativo all'esito della ricerca condotta, che è una differenza fondamentale tra un consulente e un sub-vincitario. I sub-premio in uscita hanno un limite all'importo in dollari su cui l'istituto può riscuotere i costi indiretti, fare riferimento all'accordo sui tassi F&A. Se non sei sicuro di come classificare una risorsa esterna (consulente o sub-premio), fai riferimento al nostro Consulente vs. documento di chiarimento del sub-award.

Segui questi passaggi se hai un sub-premio in arrivo a HSC:

  • Se un'altra istituzione desidera includere l'HSC nella propria sovvenzione, completare una scheda tecnica della proposta (PDS) e un modulo di conflitto di interessi (COI), nonché gli elementi nell'elenco di controllo
  • La data di scadenza per l'ufficio progetti sponsorizzati di HSC è 5 giorni lavorativi prima che il beneficiario Prime abbia bisogno dei documenti HSC
  • Dopo che la sovvenzione è stata assegnata al primo beneficiario, il loro ufficio commerciale redigerà un sub-premio e lo invierà all'ufficio progetti sponsorizzati di HSC
  • A quel punto, al Principal Investigator presso HSC verrà richiesto di fornire un modulo ABS e di rivedere la Dichiarazione di lavoro e il budget del sub-premio
  • Una volta che il sub-premio è stato firmato da entrambe le parti, l'Ufficio progetti sponsorizzati elaborerà il premio e invierà il file a Contract & Grant Accounting dove verrà emesso un numero di indice. Le spese possono ora essere registrate.

I seguenti elementi sono richiesti per i premi secondari "MONEY IN":

  • Moduli interni: Proposte Data Sheet (PDS) e Conflict of Interest Forms (COI) firmati dal Presidente del Dipartimento.
  • Pagina del viso firmata o una lettera di accompagnamento (includere il codice fiscale federale di UNM 85-6000-642 e il numero DUNS di UNM HSC 829868723). Questo deve includere una firma del Pre-Award. Un modulo NIH 398 in genere contiene tutte le informazioni necessarie. Un 398 parzialmente completato è sul sito web del Pre-Award.
  • Alcuni Prime Awardees richiederanno a Lettera di intenti del Consorzio.
  • Ambito di lavoro (può essere integrato con Prime)
  • Budget completo (per il subappalto UNM). Se l'utilizzo del 424R&R e prime sta facendo un budget dettagliato, estrai i moduli di budget del sub-award 424R&R, invia un'e-mail al prime solo dopo l'approvazione del pre-premio. Gli importi in dollari devono corrispondere all'importo nella pagina 398 o nella lettera di accompagnamento firmata da Pre-Award. In caso di presentazione della carta, il budget è in genere sulle pagine di budget 4 e 5 del modulo NIH. Assicurati di includere F&A in Budget.
  • Giustificazioni di budget (per UNM HSC) se applicabile
  • Schizzo biografico (se DHHS) per il personale chiave – questo sarà almeno l'UNM PI. Assicurati che i riferimenti PubMed siano nel formato corretto.
  • Controllare la pagina dell'elenco (se viene utilizzata l'applicazione cartacea DHHS 398 e la proposta non è in formato elettronico). Questo mostra l'UNM F&A Breakout.
  • Accordo tariffario IDC (F&A) (spese generali, costi indiretti e F&A sono la stessa cosa). Dovremmo sempre dare (e-mail) una copia al Prime.
  • Istruzione sulla protezione dei partecipanti alla ricerca umana Certificati di formazione se applicabile – può essere richiesto nella fase “Just in Time”.
  • Modulo "Assistenza attuale e in attesa" aggiornato possono essere richiesti al Personale Rilevante in fase di “Just in Time” se DHHS. Preparati a riceverlo più tardi.
  • Potrebbe anche essere necessario fornire a VA MOU su richiesta al Primo Ministro. In entrambi i casi, il VA e il Pre-Award necessitano dei loro file se qualcuno ha un appuntamento congiunto e la domanda va all'NIH. Il VA richiede che questo sia firmato in fase di proposta.
  • A volte il primo vincitore vorrà una copia di L'ultimo audit e rendiconto finanziario dell'UNM.

Gli originali NON sono richiesti. I fax vanno bene. Va bene anche il PDF scansionato/inviato tramite e-mail.

Portare al pre-premio 5 giorni lavorativi prima della scadenza prevista.

Segui questi passaggi se hai un sub-premio in uscita da UNM:

  • Se HSC desidera collaborare con un'altra istituzione su una sovvenzione, chiedi al potenziale sub-vincitario di inviarti quanto segue:
    1. Una pagina frontale PHS 398 con una firma autorizzata da un funzionario dell'istituzione o dell'agenzia ricevente. Una lettera formale del consorzio firmata da un funzionario istituzionale autorizzato è accettabile solo quando non è possibile ottenere una pagina frontale firmata PHS 398 (come ultima risorsa).
    2. Impegno del consulente o del subappaltatore
    3. Budget dettagliato con giustificazione del budget
    4. Dichiarazione di lavoro
    5. Biosketch del personale chiave (per proposte al DHHS)
    6. Pagina della lista di controllo (se si utilizza PHS 398)
    7. Accordo tariffario F&A del destinatario
  • Chiedi al sub-vincitore di farti consegnare tutti i materiali 3 giorni lavorativi prima tu è necessario consegnare il pacchetto di revisione e il budget all'Ufficio dei progetti sponsorizzati
  • Nota: il campus principale e le sedi UNM NON SONO classificati come Sub-aggiudicatari. Gli individui di queste sedi UNM addebitano direttamente la sovvenzione e viene completata una divisione F&A
  • Inserisci le informazioni sul premio secondario nella tua proposta di sovvenzione e inoltrale all'Ufficio dei progetti sponsorizzati per l'approvazione
  • Una volta che l'avviso di assegnazione della sovvenzione arriva a HSC, ti verrà chiesto di fornire un ABS e il sub-vincitario sarà una voce nel tuo budget
  • L'Ufficio Progetti Sponsorizzati redigerà quindi il sub-lodo
  • L'investigatore principale dell'HSC fornirà la dichiarazione di lavoro e la ripartizione del budget del sub-aggiudicatario
  • Il Sotto-premio Money Out sarà quindi firmato da entrambe le Istituzioni. L'investigatore principale e il dipartimento dell'HSC riceveranno una copia elettronica completamente eseguita
  • Il file del sub-aggiudicazione viene quindi inviato a Contract & Grant Accounting dove viene impostato un vincolo in Banner
  • Il sub-aggiudicatario invierà le fatture a Contract & Grant Accounting che firmerà e inoltrerà all'UNM HSC PI per la verifica e la firma, quindi rispedirà a Contabilità fornitori dove viene rilasciato il pagamento

I seguenti elementi sono richiesti per i premi secondari "MONEY OUT":

  • Pagina del viso firmata o una lettera di presentazione (includere il codice fiscale federale, il distretto del Congresso e il numero DUNS). Questo deve includere una firma del funzionario istituzionale. Dovrebbe includere anche l'indirizzo della loro attività o Ufficio PreAward, così sappiamo dove inviare il subappalto. I moduli 398 o 424R&R contengono in genere le informazioni necessarie. Se si utilizza il 424R&R, il funzionario istituzionale può semplicemente firmare in fondo alla pagina 2.
  • NOTA: le normative federali ora RICHIEDONO ai subaggiudicati di avere un numero DUNS ed è anche richiesto dall'UNMHSC che siano anche registrati in SAM. Vedere: http://www.grants.gov/web/grants/applicants/organization-registration/step-1-obtain-duns-number.html per DUNS e http://www.grants.gov/web/grants/applicants/organization-registration/step-2-register-with-sam.html per la registrazione SAM.
  • Una lettera consortile possono essere inclusi, firmati dal sub-aggiudicatario, con o al posto della prima pagina. (Vedi campione se necessario)
  • Ambito di lavoro (può essere incorporato con UNM, ma avrà bisogno di un SOW solo per il subappaltatore dopo l'aggiudicazione.)
  • Budget completo (per il subappalto). Se l'utilizzo del 424R&R e dell'UNM sta facendo un budget dettagliato, estrai i moduli del budget del sub-premio 424R&R, invia un'e-mail al sub-vincitario e chiedi loro di compilare e inviare l'e-mail. (il sub-vincitore dovrà avere Adobe sul proprio computer prima di poter aprire il file). Gli importi in dollari devono corrispondere al numero del funzionario istituzionale del sub-vincitore approvato nella prima pagina o nella lettera di accompagnamento.
  • Giustificazioni di bilancio -- per i subappalti.
  • Schizzo biografico (se DHHS) per il personale chiave: assicurati che i riferimenti PubMed siano nel formato corretto.
  • Controllare la pagina dell'elenco (per i calcoli F&A, se è stata utilizzata la carta DHHS 398)
  • Accordo tariffario IDC (spese generali, costi indiretti e F&A sono la stessa cosa) – abbiamo bisogno di una copia del loro accordo sulle tariffe. (Nota: i consorzi esteri sono limitati all'8%.)
  • Istruzione sulla protezione dei partecipanti alla ricerca umana Certificati di formazione se applicabile. Questo modulo può essere richiesto in fase di “Just in Time” se DHHS. Preparati a riceverlo più tardi.
  • Modulo "Assistenza attuale e in attesa" aggiornato può essere richiesto al personale chiave in fase di “Just in Time” se DHHS. Preparati a riceverlo più tardi.
  • Modulo Conflitto di Interessi (per dipendenti non UNM) firmato dal personale subaggiudicato.

Se il sub-premio è un National Lab (es. LANL o SANDIA) farà le cose secondo la politica DOE e non ti darà una copia del loro accordo sulle tariffe F&A. Per favore, raccogli il più possibile. Come minimo, ottieni il costo diretto e il costo indiretto e concorda una dichiarazione di lavoro e chiedi loro di firmare un modulo COI. Nella fase di assegnazione, i laboratori non accetteranno nemmeno il nostro accordo di subassegnazione, ma emetteranno un "Fondi in accordo" o FIA. Va bene, il Pre-Award saprà cosa fare.

Gli originali NON sono richiesti. I fax vanno bene. Va bene anche il PDF scansionato/inviato tramite e-mail.