Senior Executive Officer - Finanza e amministrazione

MSC09 5300
1 Università del Nuovo Messico
Albuquerque, NM 87131

Luogo fisico:
Edificio per le scienze e i servizi sanitari, 3° piano
2500 Marmo NE

Telefono: (505) 272-5849

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Processo di miglioramento della qualità Lobo (LQIP)

Sono state portate a termine le seguenti iniziative.

IT a bordo

Obiettivi

  1. Elimina gli errori di input nel modulo di richiesta account.
  2. Riduci i ritardi nelle richieste di account da 1-5 giorni a meno di 24 ore.
  3. Riduci i ritardi di notifica da 1 giorno a nessun ritardo dopo la creazione dell'ID banner.

Principali miglioramenti dalla sessione di lavoro

  1. Creazione account automatizzata con dati da Banner.
  2. Email inviata automaticamente ai supervisori.
  3. Notifica di backup automatico.
  4. Filtraggio del codice dell'organizzazione e ricezione della notifica del codice dell'organizzazione.
  5. Il programma può essere utilizzato come modello per altre aree che possono essere automatizzate.

Risultato metrico più recente

A partire dal 11/16- nessun ulteriore monitoraggio

  1. Creazione di account IT HSC ridotta da 3-5 giorni lavorativi a 1 giorno e 6 minuti
  2. Verifica e creazione di un NetID HSC ridotte da 8 minuti a 0 minuti per un risparmio totale di 327.3 ore di lavoro fino ad oggi.
  3. La riduzione delle ore di lavoro ha consentito il riallineamento delle risorse a servizi a valore aggiunto per i clienti.

Premio per l'amministrazione della ricerca ricevuto

Obiettivi

  1. Riduci gli errori di dati nella registrazione dei premi.
  2. Migliora i tempi di consegna del controllo di qualità del premio.
  3. Assicurati che tutti i documenti siano stati caricati in Click (archiviazione elettronica).

Principali miglioramenti dalla sessione di lavoro

  1. Creato un elenco di controllo del controllo di qualità.
  2. Linee guida e aspettative del personale implementate sul processo.
  3. Condurre una formazione bisettimanale sul sistema Click.
  4. Fornire feedback al personale sugli errori comuni.

Risultato metrico più recente

Ciclo di rendicontazione: trimestrale

A partire da 9 / 28 / 16:

  1. Tasso di errore di aggiudicazione ridotto dal 90% al 20% di base.
  2. Tempi di consegna CQ ridotti dalla linea di base 2 giorni a 1 giorno
  3. Documentazione mancante ridotta dal 60% al 5%.
  4. ETP QC = 12.75; .75 ETP riduzione (attraverso logoramento).

TnE Pcard Recon Eccezioni

Obiettivi

  1. Ridurre il tempo di ciclo per le eccezioni PCard.
  2. Migliora la conformità dei titolari di Pcard.

Principali miglioramenti dalla sessione di lavoro

  1. Il titolare della PCard identificherà in anticipo l'indice e il codice conto per la spesa.
  2. Posiziona i documenti associati all'indice/concessione in WebXtender per la query.
  3. Tenere regimi di allenamento aggiuntivi per i titolari di PCard.
  4. Sondaggio per i revisori di PCard per scoprire quali eccezioni vengono regolarmente approvate/negate.

Risultato metrico più recente

Ciclo di rendicontazione: mensile

  1. Tempo di ciclo senza tempi di coda e-mail: Baseline = 25 minuti.
  2. SLA con tempi di coda e-mail: Baseline = 1 giorno lavorativo.
  3. Numero totale di eccezioni a posteriori elaborate al mese: linea di base = 140.
  4. Lotti di eccezioni tramite Chrome River (una volta rilasciato) per osservare eventuali miglioramenti se è possibile implementare contromisure.

Amministrazione del premio HSC - Processo di installazione di C&G

Obiettivi

  1. Ridurre gli errori su NGSUSHT e duplicare le chiavi
  2. Riduci il tempo sprecato con le approvazioni dell'indice
  3. Riduci il tempo di attesa di ciascun FM per la richiesta e l'approvazione dell'indice
  4. Riduci le risorse non stampando NGSUSHT e indicizzando la richiesta e eliminando la carta

Principali miglioramenti dalla sessione di lavoro

  1. NGSUSHT deve essere popolato elettronicamente da CLICK, per evitare sforzi duplicati e la digitazione di informazioni.
  2. Informazioni per l'allestimento generate dalle informazioni esistenti CLICK e aggiornate da Contratti e Sovvenzioni. Contabilità Fiscal Monitor direttamente in CLICK. Documento elettronico inviato via email a Tech per la configurazione.
  3. Indicizza le richieste da inviare via email quando sei pronto per l'approvazione
  4. Possibilmente avere un indice di approvazione non FM (non è stato ancora approvato - richiede l'approvazione FSM).

Risultato metrico più recente

A partire da 12 / 31 / 16: 
2016 Statistiche:

  • Luglio 2016: 9 errori su 97 set up (9%)
  • Agosto 2016: 9 errori su 116 configurazioni (7%)
  • Settembre 2016—4 errori su 108 set up (3%)